Проект разбит на этапы, цели и задачи, разбитые на поручения, и теперь пора их назначить. Но когда вы открываете платформу управления проектами, вы сталкиваетесь с нелестным процессом формулирования задач и выбора, кому их назначить.
Что ж, в этой статье мы даем совет, как сделать этот беспорядочный первый момент немного яснее. Существуют практические советы, которые помогут понять разницу между распределением и делегированием задач, а также предложены критерии, как выбрать лучшего человека для работы.
Как вы ставите задачи сотрудникам?
Обычно мы думаем, что назначение задач Worksection — это трудоемкий процесс, который фокусируется на очистке списков задач для продолжения проекта. Однако на самом деле распределение задач должно быть более ориентированным на сотрудников процессом, требующим дополнительной самоотдачи и усилий, что дает невероятные результаты. Но что мы имеем в виду?
Правильно поставленные задачи продвигают вперед ваших сотрудников, проекты и компанию в целом. Вот как:
- Они укрепляют подотчетность и доверие между руководителями и сотрудниками;
- Они помогают обучать новым навыкам и совершенствовать старые;
- Они позволяют сотрудникам познакомиться с другими командами и направлениями работы;
- Делать сметы по проекту становится проще;
- Делает отличную основу для обзоров производительности и т. д.
Список можно продолжить, но пока мы на этом остановимся.
Конечно, такие долгосрочные преимущества не обойдутся без пресловутой «крови и пота» на этапе планирования. Давайте рассмотрим общие идеи по назначению задач сотрудникам и конкретные шаги, которые вы можете предпринять.
Мотивация исходит от понимания картины в целом
Когда мы говорим о более широкой картине управления проектами, мы говорим о задачах каждого члена команды, влияющих на их коллег в дальнейшем. Поскольку все задачи обычно являются небольшими частями головоломки, это помогает напомнить сотрудникам, какой вклад вносит их работа. Например:
- Качественный черновик может стать отличным фундаментом для окончательной версии, и его можно завершить быстрее.
- Хорошо подготовленная презентация сэкономит время на ненужные вопросы и дополнительные запросы по электронной почте.
- Неудивительно, что люди работают лучше и продуктивнее, когда знают, что их работа влияет на уровень компании.
Итак, когда вы назначаете задачи, постарайтесь подчеркнуть, как они вписываются в общую картину. Проще говоря: «Вы делаете X, это поможет с Y и Z», и то, как это отразится на проекте в целом, позволит сотруднику понять, что задача, которую ему поручили, важна.
Привлекайте сотрудников к делу
Рассказывая людям о более широкой картине. Достаточно зажечь первоначальную искру, но для того, чтобы они полностью посвятили себя задаче, вам нужно определить, что влечет за собой эта задача.
Они должны быть в состоянии представить себе, как выполнять работу, какие навыки использовать и как достичь желаемого результата. Чем четче инструкции, тем больше они будут мотивированы к работе.
Проще говоря, дайте указания, как следует выполнять задачу, и убедитесь, что они все понимают. Вы не можете читать мысли друг друга, поэтому важно, чтобы все были на одной волне.
