Разное

Почему так важен Электронный документооборот в современном мире

Программное обеспечение для управления документами может помочь вам организовать ваши цифровые документы и с легкостью оцифровать существующие бумажные записи. На рынке много вариантов программного обеспечение для различных типов бизнеса.

При выборе учитываются такие факторы, как варианты хостинга, возможности поиска и варианты сканирования и т.д. Если вам нужна система управления документами для вашего бизнеса, это руководство поможет вам выбрать лучшую из них.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Система управления документами может повысить эффективность для вас и ваших сотрудников, упорядочив все ваши файлы и упростив их поиск для любого сотрудника организации. Многие преимущества системы ЭДО включают:

Экономия времени

Если вы в настоящее время используете ручную систему, вы тратите лишнее время, которое могло быть потрачено на другие, более важные бизнес вопросы. ЭДО автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая с вас эту ответственность.

Легкое масштабирование

Система управления документами более гибкая, чем традиционная система хранения бумажных документов. Легко подстраивается под рост вашего бизнеса, а вашу систему индексирования можно настроить несколькими щелчками мыши. Это может уменьшить потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

Повышенная безопасность документов

По мере того как мир смещается в сторону цифровых решений, критически важно обеспечить безопасность вашей информации (данных клиентов, коммерческой тайны и т. д.).

Системы управления документами имеют встроенные средства управления безопасностью и доступом, поэтому вы определяете, кто может получить доступ к определенным документам. Кроме того, вы можете видеть всю активность в электронном архиве, подробнее об этом можете ознакомится тут atlas-soft.ru.

В случае бедствия, такого как пожар или наводнение, ваши файлы безопасно хранятся в облаке, и не пострадают от физических повреждений.

Быстрый и простой поиск документов

Поиск нужного документа может быть трудным и трудоемким, и может стоить вам денег. При правильной системе индексации поиск документа может занять считанные секунды, а сотрудники могут получить удаленный доступ к нужным им документам.

Лучшее соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными. ЭДО может помочь вам избежать штрафов, отозванных лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями.

Улучшенная совместная работа

ЭДО упрощает обмен информацией и сотрудничество, обеспечивая доступ к документам из разных источников, и из разных мест. Пользователи также могут обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы, предоставлять или запрещать доступ к определенным документам и видеть, какие изменения были внесены.

ЗАТРАТЫ НА ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Программное обеспечение для управления документами может сильно различаться по цене и структуре затрат. Первым и, возможно, самым важным фактором, влияющим на стоимость вашей системы управления документами, является то, выбираете ли вы облачную или локальную версию.

Облачное программное обеспечение снимает с вашего бизнеса обслуживание инфраструктуры и бремя безопасности и перекладывает их на стороннюю компанию.

Хотя это снижает расходы и снижает сложность управления ими внутри компании, вам просто нужно быть уверенным, что компания правильно обрабатывает ваши данные. Облачное программное обеспечение обычно оплачивается по подписке.

Для локальных версий программного обеспечения для управления документами требуются собственные серверы и, как правило, выделенный ИТ-персонал для обслуживания. Ваш бизнес несет полную ответственность за безопасность ваших данных, но это также означает, что вы полностью контролируете свои данные.

При использовании локальных решений обычно необходимо приобретать лицензию для каждого пользователя. Однако локальные решения обычно взимают дополнительную плату за техническую поддержку и обновления программного обеспечения после первого года, которая обычно составляет около 20% от первоначальной стоимости лицензирования.

Для малых предприятий, которым требуется программное обеспечение, которым легко управлять и не требует больших накладных расходов, мы рекомендуем облачное решение. Однако убедитесь, что ваш провайдер соблюдает лучшие практики кибербезопасности для защиты ваших данных, например как в atlas-soft.ru.

Фактическая цена на программное обеспечение для управления документами зависит от компании. Очевидно, что системы с более сложными функциями обычно стоят дороже, в то время как затраты на базовое программное обеспечение для управления документами без дополнительных функций (таких как инструменты управления задачами и функции автоматизации рабочего процесса) могут быть довольно низкими.

Кроме того, чем больше пользователей вы добавите в облачную систему, тем выше будет цена ежемесячной подписки.

НА ЧТО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ В ПО ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

В то время как все системы управления документами оцифровывают и систематизируют документы, облегчая их извлечение или редактирование для пользователей, имеющих разрешение, в ваше программное обеспечение для управления документами могут быть встроены многие другие функции.

Вот некоторые инструменты и аспекты, которые вы, возможно, захотите учесть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из важнейших элементов любого программного обеспечения является удобство использования. Он может предлагать все функции, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя. Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой.

Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и высказать свое мнение о том, что им нравится и что не нравится в нем.

Совместное использование документов и совместная работа

Хотя основной функцией системы управления документами является оцифровка и систематизация файлов, большинство современного программного обеспечения также позволяет пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их.

Некоторое программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию регистрации/возврата, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Управление версиями

Контроль версий, иногда называемый «управлением версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, позволяющей отслеживать изменения в документе. Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам увидеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости вернуться к старой версии.

Сканирование изображений и распознавание текста

Сканирование изображений и распознавание символов — полезные функции для предприятий, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование — это первый шаг превращение бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR — более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов оцифровки. Узнать о OCR можно на википедии.

OCR считывает текст изображения и делает его доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения поиска документа в дальнейшем.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на покупку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, что позволяет использовать их. Часто вы можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса перемещают задачи автоматически. В качестве примера рассмотрим заказ на поставку: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса так, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически отправлялся соответствующему менеджеру для подписи.

Менеджер получит уведомление, и когда задача будет завершена, будет уведомлен следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера). Если необходимы дополнительные действия, вы также можете встроить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

Разрешения пользователя

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные права пользователя. Разрешения позволяют некоторым пользователям просматривать или редактировать файлы, тогда как другим можно запретить даже просмотр этих документов в системе. Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности. Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильная функциональность

В сегодняшней деловой среде доступ с мобильных устройств имеет важное значение. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение.

Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств. Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, скорее всего, это сделают другие члены вашей команды.

Выбирая программное обеспечение для управления документами, подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно найти баланс между полнотой и удобством использования. Например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о более дорогих, чем более простое программное обеспечение).

По мере того, как все большее число предприятий переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес.

Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиты от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Кнопка «Наверх»