Для многих компаний использование системы управления цифровыми документами (ЭДО) означает заметное упрощение их повседневных рабочих процессов, и ценную поддержку в управлении их цифровыми документами. Компании в каждой отрасли обрабатывают огромное количество документов в цифровой форме, а также на бумаге. Фактически, офисные работники используют в среднем около 10 000 листов бумаги в год. В компании среднего размера со 100 или даже 500 сотрудниками это невообразимое количество документов, которые перемещаются внутри компании.
Предприятия обычно работают лучше всего, когда сбор, архивирование, доступ и управление документами выполняются быстро и эффективно. Без громоздких рабочих процессов, без трудностей с поиском информации, без страха потери данных.
Ваша компания, вероятно, думает так же. Вы тоже, возможно, осознали неэффективность управления бумажными документами и утомительных ручных процессов. Эти процессы отрицательно сказываются на производительности. Однако вы, возможно, уже знаете, что существуют другие решения для редактирования и управления этими документами.
Возможно, вы уже внедрили решение в своей компании и уже пользуетесь его преимуществами? Если нет, то самое время внедрить решение для управления цифровыми документами.
Что такое электронный документооборот?
Управление документами, также называемое ЭДО или DMS, помогает хранить бумажные документы и цифровые файлы в центральном архиве цифровых документов. Благодаря интеграции ЭДО вы можете обрабатывать, собирать, хранить и отслеживать документы в вашей компании. В компаниях, которые хотят изменить свои процессы с помощью управления документами, все сотрудники должны полностью поддерживать это решение.
Переход будет успешным только в том случае, если все участники объединятся и осознают преимущества цифровой работы. В этом контексте важно определить реалистичные цели, чтобы иметь возможность внедрить систему управления документами как можно быстрее после соответствующего планирования.
Каждая ЭДО состоит из стандартных компонентов. Это включает:
- Захват и хранение: легко обрабатывайте документы из различных источников, таких как сканеры и принтеры, для системы управления документами и централизованно храните эти документы с помощью программного обеспечения для архивации.
- Доступ к документам и безопасность. Определите интеллектуальные правила для прав доступа к определенным документам. Это особенно полезно для конфиденциальных документов.
- Индексирование и поиск: автоматическое сканирование и индексирование документов для облегчения отслеживания и поиска.
- Делитесь документами: обменивайтесь документами безопасно и без потерь в нескольких системах.
- Совместная работа: совместная работа над документами без использования нескольких версий.
- Бизнес-аналитика: управление, организация и доступ к критически важным для бизнеса наборам данных и информации.
- Интеграция: современные системы имеют модули рабочего процесса и могут быть синхронизированы с другими системами для автоматизации процессов.
Управление документами в облаке
Старые системы с устаревшей технологией являются локальными структурами. Современные системы можно использовать для управления проектами, управления персоналом (HR) и управления цифровыми документами. Они подходят для мобильных устройств, работают в облаке и могут быть интегрированы, например ЭДО Этлас-Софт.
Все больше и больше компаний переходят от старых систем к облачным решениям электронного документооборота, и эта разработка продолжается. Этому развитию способствует «легкость» управления. Локальные системы требуют обновлений, установки и регулярного обслуживания. Напротив, для облачных систем требуется минимальное обслуживание, которое можно быстро и легко внедрить.
С этой «простотой» связано множество других преимуществ, в том числе возможность масштабирования и повышенная эксплуатационная гибкость. Результат: Повышение эффективности, производительности и гибкости — для новых бизнес-стандартов в вашей компании.
