Программы

Программы для поиска поставщиков и закупок: все преимущества

Сейчас мы прочно вступили в эру облачных вычислений и инструментов автоматизации. Компании во всем мире понимают, что с небольшой помощью современных технологий они могут сделать больше, быстрее и дешевле.

Программа для поиска поставщиков и закупок

Что делают инструменты закупок?

Программа для поиска поставщиков и закупок — главной целью этого нового инструмента должно быть облегчение жизни. Процесс закупок включает в себя множество движущихся частей: заказы на поставку, сведения о поставщиках, управление бюджетом и сами закупки. Вы должны попытаться управлять как можно большим количеством этих шагов из одного места — вашей платформы закупок.

Конечно, обычно это легче сказать, чем сделать. И чем больше ваш бизнес зависит от закупок, тем больше вам понадобится помощь:

  • Закупочные платформы, они здесь, чтобы заниматься закупками, и больше ничем. Это может быть очень полезно для компаний со специальной командой по закупкам и сложными процессами, которыми в настоящее время трудно управлять, например Агрегатор поиска запчастей автомобиля.
  • Инструменты, которые занимаются закупками как частью других ваших бизнес-процессов. Многим компаниям — возможно, большинству — на самом деле не нужен инструмент только для закупок. Вместо этого им нужно что-то, что поможет им справиться с целым рядом задач или процессов.
  • Найдите минутку, чтобы подумать о том, к какой категории относится ваш бизнес. У вас крупный бизнес, которому нужно приобрести много акций, с командой или человеком, который практически ничем другим не занимается? Или у вас есть необычные и очень сложные задачи по закупкам?

Если это так, вам, вероятно, нужен инструмент, чтобы справиться с этим. В противном случае вы можете обнаружить, что вам нужно что-то, что избавляет вас от большинства худших аспектов закупок, но также предлагает больше для остальной части бизнеса.

В любом случае, мы вскоре рассмотрим каждый вариант.

На что обращать внимание в системе закупок

Важно знать, что вам действительно нужно. Вот обязательные факторы для хорошего решения по закупкам.

  1. Автоматизация

В этом, по сути, весь смысл современных бизнес-инструментов. Если они не избавят вас от самой утомительной работы, они просто не стоят вашего времени.
Автоматизация закупок должна включать в себя рабочий процесс для обработки заказов на покупку, получения одобрений от менеджеров и руководителей, а также простое отслеживание, исключающее необходимость ввода данных.

По сути, хорошая платформа должна убрать все худшие аспекты управления закупками.

  1. Бюджет и надзор за расходами

Помимо осуществления самих платежей, наиболее важной частью управления закупками является отчетность. Вы должны всегда знать, сколько тратите с какими поставщиками, и иметь возможность оптимизировать расходы везде, где это возможно.

Поэтому, если вы собираетесь инвестировать в инструмент, он должен быть значительно лучше, чем ваш текущий лист Excel.

Ищите инструменты, которые обеспечивают:

  1. Контроль в режиме реального времени: в том числе за средствами, которые еще не переведены с вашего банковского счета, но которые вы уже выделили.
  2. Бюджеты команд и проектов: вам нужно четко понимать, какие команды тратят деньги и почему.
  3. Сравнения с предыдущими периодами: всегда полезно видеть, когда расходы растут или падают по сравнению с последними месяцами или кварталами.

Прежде всего, убедитесь, что вы можете иметь эти вещи без необходимости самостоятельно манипулировать данными. Это должно быть легко и доступно, когда вам это нужно.

  1. Отслеживание одобрения

Когда деньги компании уходят на ветер, кто-то должен нести полную ответственность. И во многих компаниях одобрение менеджеров обычно состоит из цепочки электронных писем, которую необходимо проверять каждый раз, когда совершается покупка.

Вместо этого ваш инструмент закупок должен включать правила о том, кто может тратить и на что. Если это менеджер или исполнительный директор, возможно, не нужно задавать вопросов. Но когда средний сотрудник делает заказ на покупку, его менеджер должен быть уведомлен (автоматически) и должен дать одобрение до того, как заказ будет выполнен.

И, естественно, все это должно быть записано и ясно для менеджера по закупкам или финансового отдела. Потому что вы не хотите идти и спрашивать людей лично (или по электронной почте) о каждом платеже.

  1. Простое сотрудничество для команд

Теоретически покупка не так уж и сложна. Если у вас есть хороший поставщик и вы знаете, чего хотите, совершить сделку довольно просто. Но все становится сложнее, если вы хотите включить в процесс других. У ваших коллег нет такого опыта и знаний в области закупок, как у вас. И вряд ли они прочитают полное руководство по продукту или пройдут утомительный процесс адаптации только для того, чтобы внести несколько платежей. Вам нужен инструмент или платформа, которая будет сопровождать их при каждой покупке, в соответствии с политикой и без чрезмерных сложностей.

Прежде чем вы в конечном итоге выберете инструмент, убедитесь, что его будет легко подключить к другим жизненно важным частям вашей финансовой экосистемы.

Статьи по Теме

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Кнопка «Наверх»